
REGULAMIN DLA WYSTAWCÓW
- REGULAMIN -


REGULAMIN DLA UCZESTNIKÓW KRAJOWYCH I MIĘDZYNARODOWYCH IMPREZ TARGOWYCH ORGANIZOWANYCH PRZEZ INTEREXPO Sp. z o.o.
- Przepisy niniejszego Regulaminu obowiązują Wystawców Krajowych i Międzynarodowych Imprez Targowych i Wystawienniczych organizowanych przez INTEREXPO Sp. z o.o. zwanej dalej Organizatorem.
- Postanowienia Szczegółowe oraz Zgłoszenie Udziału część U, S wydawane każdorazowo dla poszczególnych imprez stanowi integralną część niniejszego Regulaminu.
- Podstawą udziału w imprezie (przyjęcie zgłoszenia i przydzielenia powierzchni wystawienniczej) jest dokonanie następujących czynności:
- a) dostarczenie na adres Organizatora prawidłowo wypełnionego Zgłoszenia Udziału (formularze U, S) w terminie określonym w Postanowieniach Szczegółowych;
- b) zgłoszenie Udziału winno być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy zgodnie z wpisem w KRS lub wpisem do ewidencji działalności gospodarczej;
- c) dokonanie przedpłaty w terminie podanym w Postanowieniach Szczegółowych;
- d) dostarczenie wraz ze Zgłoszeniem Udziału kopii aktualnego wypisu z KRS lub zgłoszenia działalności gospodarczej do ewidencji /dotyczy wyłącznie krajowych Wystawców/;
- e) dostarczenie wraz ze Zgłoszeniem Udziału posiadanego numeru VAT EU oraz zaświadczenia o aktywnym płaceniu podatku, potwierdzającego, że firma jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT. /dotyczy Wystawców z innych krajów UE/.
- Warunkiem udziału w targach jest dokonanie przez Wystawcę wpłaty pełnej należności za udział w targach na konto Organizatora w terminie podanym w Postanowieniach Szczegółowych.
- Brak wpłaty należności za udział w targach w terminie podanym w Postanowieniach Szczegółowych, upoważnia Organizatora do odmowy dopuszczenia Wystawcy do udziału w imprezie oraz pozbawia Wystawcę prawa dochodzenia jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu, na co Wystawca wyraża zgodę.
- W przypadku wspólnych ekspozycji kilku firm na jednym stoisku należy dokonać zgłoszenia Współwystawców (formularz U). Płatnikiem jest firma podpisująca Zgłoszenie Udziału (formularz U). Istnieje możliwość fakturowania indywidualnego firm po wcześniejszym podpisaniu przez każdą z firm Zgłoszenia Udziału (formularz U).
- Podpisanie Zgłoszenia Udziału stanowi zawarcie umowy najmu powierzchni pomiędzy Wystawcą a Organizatorem oraz definitywne zobowiązanie ze strony Zgłaszającego się do udziału w targach.
- W przypadkach szczególnie uzasadnionych Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia Zgłoszenia Udziału.
- W przypadku odmowy przyjęcia Zgłoszenia Udziału Organizator zobowiązuje się do pisemnego powiadomienia o tym Zgłaszającego.
- Wystawca traci prawo udziału w imprezie w przypadku:
- a) niedotrzymania pełnych warunków niniejszego Regulaminu i odpowiednich Postanowień Szczegółowych;
- b) prezentacji towarów nie objętych zakresem towarowym danej imprezy.
- W stosunku do Wystawcy, który nie uregulował zobowiązań w całości wobec Organizatora i wobec którego toczy się postępowanie likwidacyjne lub postępowanie mające na celu zabezpieczenie roszczeń z tytułu jego niewypłacalności, Organizator zastrzega sobie prawo do jednostronnego rozwiązania umowy najmu oraz prawo do zastawu na rzeczach ruchomych (eksponatach wystawianych przez Wystawcę) należących do Wystawcy, które stanowić będą materialne zabezpieczenie zobowiązań wobec Organizatora. W takim przypadku Wystawcy nie przysługuje prawo do odszkodowania z jakiegokolwiek tytułu. Na powyższe Wystawca wyraża zgodę.
- Organizator zastrzega sobie prawo decyzji o przyznaniu Wystawcy lokalizacji najmowanej powierzchni wystawienniczej. O przydzieleniu lokalizacji decyduje kolejność zgłoszeń oraz warunki techniczne hali. Życzenia wystawców dotyczące lokalizacji będą uwzględniane w miarę posiadanych możliwości.
- Zamówienia stoisk w układzie narożnym i trzech stron otwartym będą realizowane w miarę możliwości wynikających z aranżacji powierzchni.
- Ceny i warunki płatności za najem powierzchni wystawienniczej ustalane są odrębnie dla poszczególnych targów i są określane w Zgłoszeniu Udziału (formularz U).
- W cenę ryczałtową za najem powierzchni niezabudowanej wliczone są następujące usługi:
- a) przygotowanie infrastruktury targów;
- b) projekt architektoniczny i elektryczny;
- c) promocja targów w mediach;
- d) reklama wizualna targów na terenie miasta;
- e) druk i wysłanie zaproszeń;
- f) codzienne sprzątanie;
- g) dozór obiektów targowych;
- h) koszty energii elektrycznej i wody.
- Przekroczenie terminu płatności podanego w fakturze wystawionej Wystawcy upoważnia Organizatora do obciążenia Wystawcy odsetkami umownymi w wysokości 1% należności faktury za każdy dzień zwłoki.
- Ewentualne roszczenia wynikające z realizacji umowy nie zwalniają Wystawcy z obowiązku terminowych płatności.
- W razie odmowy przyjęcia Zgłoszenia Udziału, Organizator zwraca Wystawcy wpłaconą kwotę. Wystawcy nie przysługuje z tego tytułu żadne roszczenie, na co wyraża on zgodę.
- Wystawienie, na polecenie Wystawcy, faktury na osobę trzecią nie zwalnia Wystawcy z obowiązku uregulowania należności objętej fakturą w przypadku odmowy bądź niedokonania zapłaty przez wskazaną przez niego osobę trzecią.
- Opłaty za dodatkowe wyposażenie i inne usługi zlecone przez Wystawcę w trakcie imprezy, rozliczone zostaną po wykonaniu usługi przed zakończeniem Targów w oparciu o ceny podane przez Organizatora.
- Przebudowa stoiska wynikająca z zaproponowanej przez Wystawcę zmiany projektu (na 2 dni przed targami) będzie wykonywana na koszt Wystawcy.
- Budowę i wyposażenie stoiska Wystawca zleca Organizatorowi lub ma obowiązek wykonać na własny koszt i ryzyko.
- Wystawca może zlecić Organizatorowi wykonanie usług technicznych w zakresie:
- a) zaprojektowania i zabudowy stoiska;
- b) wypożyczenia mebli i wyposażenia stoiska;
- c) usług plastycznych (kompozycja wystroju stoiska, tablice reklamowe i inne);
- d) instalacji wodno-kanalizacyjnej;
- e) instalacji telefonicznej i internetowej.
- Standardowa zabudowa stoiska określana jest w Postanowieniach Szczegółowych dla danej imprezy.
- Warunkiem przyjęcia do realizacji przez Organizatora usług technicznych jest nadesłanie przez Wystawcę prawidłowo wypełnionego Zgłoszenia Udziału (formularz S) podpisanego przez uprawnioną do tego osobę oraz uiszczenie opłaty w terminie podanym w Postanowieniach Szczegółowych.
- Brak pełnej wpłaty należności na konto Organizatora za zlecone usługi zgodnie zamówieniem (formularz) zwalnia Organizatora od wykonania tych usług.
- Zmiany zabudowy odbiegające od uzgodnionego z Organizatorem projektu będą wykonywane jedynie w ramach możliwości technicznych i organizacyjnych Organizatora. Za wykonanie powyższych zmian Organizator pobierać będzie dodatkową opłatę w wysokości uzgodnionej z Wystawcą.
- Wystawca ponosi odpowiedzialność za stan wyposażenia stoiska i zobowiązany jest do zapłaty odszkodowania za zniszczony lub zagubiony sprzęt i wyposażenie wg cennika Organizatora.
- W przypadku zabudowy powierzchni wystawienniczej we własnym zakresie, Wystawca zobowiązany jest uzgodnić plany zabudowy stoiska oraz przedstawić dokumentację (projekty) architektoniczną, instalacji elektrycznej i wodnej do akceptacji przez Organizatora w terminie podanym w Postanowieniach Szczegółowych. Wystawca jest również zobowiązany do przedstawienia atestów niepalności materiałów użytych do budowy i wyposażenia stoiska.
- Wystawca, jeżeli zachodzi taka konieczność, ma obowiązek umożliwić przeprowadzenie przez własne stoisko instalacji stoisk sąsiednich w celu podłączenia do urządzeń technicznych Organizatora (np. rozdzielni elektrycznych, zaworów wodociągowych).
- Wystawca zobowiązany jest do wskazania w pisemnym zgłoszeniu (formularz S). Realizatora Zabudowy, który będzie wykonywał na jego rzecz zabudowę stoiska.
- W przypadku zabudowy powierzchni we własnym zakresie lub zleceniu zabudowy innemu realizatorowi odpowiedzialność za konstrukcję i jej bezpieczeństwo ponosi Wystawca.
- Realizator Zabudowy, w czasie montażu, wystawy i demontażu ekspozycji, ponosi odpowiedzialność za bezpieczeństwo i higienę pracy pracowników wykonujących roboty na terenach wystawienniczych i odpowiadają osobiście za wszelkie wypadki i zagrożenia wynikłe z braku nadzoru lub zaniedbania wymogów i norm bezpieczeństwa pracy.
- Wszelkie prace budowlano montażowe, elektryczne i wodno-kanalizacyjne muszą być prowadzone i nadzorowane przez osoby do tego uprawnione z racji posiadanych kwalifikacji.
- Konstrukcje powyżej 2,5 m (zabudowa stoisk, elementy wolnostojące i in.) wymagają pisemnej zgody Organizatora. Wymagane są następujące załączniki do projektu stoiska: rysunki i obliczenia statyczne i wytrzymałościowe tych konstrukcji wykonane i podpisane przez uprawnione osoby.
- W przypadku za budowy własnej Wystawca po jej wykonaniu ma obowiązek przedstawić Organizatorowi protokół pomiarów skuteczności ochrony przeciwpożarowej podpisanej przez uprawnionego elektryka. Brak spowoduje wyłączenie zasilania stoiska.
- Ściany stoisk oraz inne elementy konstrukcji na granicy stoiska, o wysokości powyżej 2,5 m, zwrócone w stronę stoisk sąsiednich winny być estetycznie i neutralnie wykończone.
- Wszystkie widoczne płaszczyzny muszą być zagospodarowane. Jeżeli przyznana powierzchnia nie zostanie w trakcie zabudowy stoiska wykorzystana, to za zagospodarowanie widocznych płaszczyzn, graniczących z sąsiadami odpowiada ten Wystawca, który nie wykorzystał przyznanej powierzchni.
- W przypadku wykonywania zabudowy stoisk w technologii płyt gipsowo kar tonowych, płyt pilśniowych lub wiórowych, podstawowe prace związane z obróbką tych materiałów (cięcie itp.) powodujące duże zapylenie powinny być w miarę możliwości wykonane poza terenami targowymi, w warsztatach do tego celu przeznaczonych. Tak przygotowane materiały powinny być dostarczone w postaci elementów gotowych do zamontowania. Przy wykonywaniu na terenach targowych pozostałych prac powoduj¹cych zapylenie należy bezwzględnie stosować elektronarzędzia z pochłaniaczami pyłu.
- Prace wykończeniowe powodujące zapylenie powinny być zakończone nie później niż 2 dni przed rozpoczęciem targów, a stoisko i jego otoczenie powinno być oczyszczone przez Realizatora Zabudowy. Niedostosowanie się do powyższego wymogu będzie stanowiło podstawę do przerwania prac montażowych i wykonania przez Organizatora prac porządkowych na koszt i ryzyko Wystawcy.
- Prace związane z budową stoiska powinny być wykonywane wyłącznie w jego obrębie. Prowadzenie tych prac poza obrębem własnego stoiska wymaga zgody Organizatora.
- Opieranie wszelkich konstrukcji i elementów zabudowy o sąsiednie stoiska lub istniejącą substancję budowlaną jest zabronione.
- Wystawca / Realizator Zabudowy zobowiązany jest oczyścić i uporządkować zajmowaną powierzchnię po demontażu stoiska (dot. Firm zamawiających powierzchnię niezabudowaną) oraz do wywozu wszelkich elementów zabudowy stoiska na własny koszt, najpóźniej do końca terminu demontażu. W przypadku niewykonania powyższych prac porządkowych w terminie demontażu, Organizator zleca ich wykonanie na koszt i ryzyko Wystawcy.
- W czasie montażu i demontażu na terenie hal targowych obowiązuje bezwzględny zakaz palenia tytoniu oraz spożywania alkoholu.
- Zabrania się naruszania struktury posadzek, ścian, stropów oraz wprowadzania innych zmian w obiektach targowych (np. klejenie lub malowanie na ścianach i posadzkach, wbijanie gwoździ, haków, wkręcanie wkrętów).
- Wystawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za szkody wynikające z funkcjonowania jego urządzeń i pracy jego pracowników w trakcie przygotowania, trwania i likwidacji ekspozycji.
- Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone Organizatorowi i innym Wystawcom przez zaangażowanych przez Wystawcę pracowników oraz przez Realizatora Zabudowy.
- Wystawca jest zobowiązany zgłosić Organizatorowi zamiar eksponowania na targach ciężkich i wysokogabarytowych eksponatów.
- Wystawca zobowiązany jest do zgłoszenia, dostarczenia i późniejszego zabrania eksponatów. Transport, przeładunek, zamontowanie i demontaż eksponatów i innych materiałów na targach Wystawca dokonuje we własnym zakresie.
- Organizator zastrzega sobie prawo nieudzielania zgody na wystawianie eksponatów, które uzna za niebezpieczne, bez prawa do odszkodowania dla Wystawcy.
- Eksponaty nie mogą być umieszczone w ciągach komunikacyjnych, a pokazy sprzętu nie mogą utrudniać i uniemożliwiać bezpiecznego przemieszczania się Wystawców i publiczności.
- Niedopuszczalne jest w czasie trwania targów zajmowanie przez Wystawcę powierzchni poza obrębem zamówionego stoiska. W przypadku nieprzestrzegania powyższego zapisu Wystawca zobowiązany jest do niezwłocznego usunięcia elementów wykraczających poza obrys stoiska.
- W okresie trwania imprezy stoisko powinno mieć ciągłą obsługę i nadzór Wystawcy lub upoważnionego przedstawiciela.
- Terminy i godziny otwarcia targów, a także terminy i godziny montażu i demontażu stoisk podane są w Postanowieniach Szczegółowych.
- Wystawca zobowi¹zany jest do obecności na swoim stoisku w godzinach wyznaczonych przez Organizatora w Postanowieniach Szczegółowych, a w szczególności przy zamknięciu i otwarciu terenów targowych.
- Wystawca, wykorzystuj¹cy na stoisku aparaturę nagłaśniającą, zobowiązany jest zastosować się do sugestii Organizatora dotyczących poziomu hałasu. W przypadku niedopełnienia tego wymogu Organizator ma prawo odłączyć zasilanie elektryczne na stoisku Wystawcy, bez jakiejkolwiek, wynikającej z tego tytułu, kompensaty strat.
- Przekazywanie stoisk Wystawcom korzystającym z zabudowy Organizatora na stępuje w terminie określonym w Postanowieniach Szczegółowych.
- Wystawca zajmujący stoisko z zabudową standardową zobowiązany jest zakończyć likwidację stoiska i zdać zajmowaną powierzchnię po przywróceniu jej do pierwotnego stanu w terminie określonym w Postanowieniach Szczegółowych. Indywidualne zapotrzebowanie na dłuższy czas likwidacji ekspozycji wymaga uzgodnienia z Organizatorem.
- Organizator udostępnia Wystawcy z własną zabudową powierzchnię w obiektach targowych w terminie i godzinach wskazanych w Postanowieniach Szczegółowych. Indywidualne zapotrzebowanie na dłuższy czas realizacji stoiska lub jego demontaż powinno zostać zgłoszone w formie pisemnej w terminie nie krótszym niż 30 dni przed rozpoczęciem targów i wiąże się z dodatkową opłatą.
- Likwidacja ekspozycji i stoiska może nastąpić dopiero po zakończeni u imprezy pod rygorem kary umownej określonej w wysokości 2 000 zł.
- Pozostawione bez akceptacji Organizatora elementy zabudowy i wyposażenia stoiska, nieusunięte przez Wystawcę w okresie demontażu, uważa się za mienie porzucone, za które Organizator nie bierze odpowiedzialności.
- Osoby zatrudnione przez Wystawcę do montażu i demontażu stoiska zobowiązane są do posiadania specjalnych identyfikatorów, które należy pobierać w Biurze Targów. Identyfikatory te upoważniają do przebywania na terenie obiektu targowego jedynie w okresie montażu i demontażu stoiska. Organizator ma prawo usunąć z terenów targowych osoby nieposiadające identyfikatorów, a także odmówić wpuszczenia na tereny targowe takich osób. Identyfikatory powinny być wypełnione (imię, nazwisko, nazwa firmy).
- Wystawca korzystający z zabudowy Organizatora może dekorować ściany stoiska z zastrzeżeniem, że nie mogą one ulec jakimkolwiek uszkodzeniom (tzn. nie mogą zostać zabrudzone, podziurawione, powycinane, pomalowane, wytapetowane itp.).
- Po zakończeniu targów Wystawca korzystający z zabudowy Organizatora zobowiązany jest oczyścić wszystkie ściany i inne elementy zabudowy swojego stoiska z wszelkich umieszczonych przez niego elementów.
- Wystawca może zlecić Organizatorowi wykonanie usług dodatkowych w zakresie:
- a) rezerwacji miejsc hotelowych;
- b) reklamy w katalogu;
- c) reklamy w radiu targowym;
- d) organizacji konferencji prasowych i imprez promocyjnych;
- e) serwisu fotograficznego;
- f) obsługi prze z tłumacza, hostessę, personel pomocniczy;
- g) serwisu kwiatowego.
- Warunkiem przyjęcia do realizacji przez Organizatora usług dodatkowych jest nadesłanie przez Wystawcę wypełnionego Zgłoszenia Udziału (formularz U i D) podpisanego przez uprawnioną do tego osobę w terminie podanym w Postanowieniach Szczegółowych.
- W przypadku zamówienia przyłącza telefonicznego (formularz D) Wystawca zobowiązany jest pokryć rachunek za przeprowadzone rozmowy telefoniczne.
- Organizator zapewnia obecność Rzecznika Patentowego w czasie Targów.
- Organizator zapewnia druk i rozpowszechnienie oficjalnego katalogu imprezy zawierającego alfabetyczny spis Wystawców, ofertę towarową imprezy, dodatkowe informacje handlowe, reklamowe i usługowe.
- Każdy Wystawca ma obowiązek odpłatnego umieszczenia wpisu w katalogu i zobowiązany jest do przysłania Organizatorowi treści wpisu do katalogu zgodnie ze Zgłoszeniem Udziału (formularz D) w nieprzekraczalnym terminie podanym w Postanowieniach Szczegółowych.
- W przypadku stoisk zbiorowych Najemca stoisk a ma obowiązek podania danych o wszystkich firmach w stoisku zbiorowym (formularz A), oraz dokonania indywidualnych wpisów Współwystawców do alfabetycznego spisu Wystawców w katalogu.
- Nieprzesłanie do Organizatora danych dotyczących obowiązkowego wpisu do katalogu nie zwalnia Wystawcy z zapłaty za ten wpis, który zostanie dokonany przez Organizatora na podstawie danych z formularza zgłoszeniowego.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za błędy w katalogu wynikające z mylnego lub niepełnego podania informacji lub błędnego jej zredagowania przez Wystawcę.
- Reklama realizowana przez Wystawcę lub na jego zlecenie wykonywana jest zgodnie z dostarczonymi materiałami na odpowiedzialność i ryzyko Wystawcy.
- W ramach opłaty za udział w targach Wystawca otrzymuje jeden egzemplarz katalogu Targów.
- Do wejścia na teren imprezy upoważnia Wystawcę imienna służbowa karta wstępu. Wystawca ma obowiązek wypełnienia (imię, nazwisko, nazwa firmy) służbowej karty wstępu.
- W ramach opłaty za udział w targach Wystawcom przysługują służbowe karty wstępu w ilości określonej w Postanowieniach Szczegółowych oraz identyfikatory na czas przygotowania i likwidacji stoisk zgodnie z zapotrzebowaniem Wystawcy.
- Koszty udziału osób zaproszonych i dodatkowej obsługi pokrywa Wystawca wykupując jednorazowe bilety wstępu lub zaproszenia.
- Zaproszenia drukowane przez Wystawcę i osoby trzecie nie uprawniają do wejścia na teren Targów.
- Każdy Wystawca ma prawo do reklamowania swoich towarów lub usług w swoim stoisku, pod warunkiem, że nie zakłóca to normalnego toku pracy innych Wystawców.
- Fotografowanie, filmowanie, wykonywanie rysunków i inne formy utrwalania obrazu wymagają zgody Organizatora, a jeżeli dotyczą pojedynczych stoisk i eksponatów, wymagają również uprzedniej zgody zainteresowanych Wystawców.
- Wystawca nie ma prawa promowania na terenach targowych firm, które nie są uczestnikami targów, oraz produktów, których nie posiada w swojej ofercie.
- Organizator zaleca ubezpieczenie eksponatów i innego mienia przechowywanego i prezentowanego w stoisku o raz personelu, w dowolnej firmie ubezpieczeniowej na koszt i ryzyko Wystawcy.
- Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za szkody poniesione przez Wystawców targów i zwiedzających na terenach targowych przed, po i w czasie trwania imprezy. Na wyłączenie odpowiedzialności Organizatora nie mają wpływu podejmowane przez niego szczególne środki zabezpieczenia terenów targowych.
- Wystawca zobowiązany jest do natychmiastowego zgłoszenia Organizatorowi zaistniałej szkody.
- Wystawca zobowiązany jest do ścisłego przestrzegania ogólnych przepisów i poleceń w zakresie ochrony przeciwpożarowej oraz zasad porządkowych ustalonych przez Organizatora. W szczególności zabronione jest: – palenie tytoniu i używanie otwartego ognia – eksploatowanie urządzeń grzejnych takich jak: palniki gazowe, termowentylatory, itp. – korzystanie z uszkodzonej lub prowizorycznej instalacji elektrycznej – podłączenie do sieci elektrycznej urządzeń o łącznej mocy przekraczającej zgłoszoną Organizatorowi – pozostawienie bez dozoru włączonych urządzeń elektrycznych nieprzystosowanych do ciągłej eksploatacji – wnoszenie na tereny targowe materiałów łatwopalnych i chemikaliów – zastawianie przejść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz tarasowanie przejść ewakuacyjnych.
- Wystawca odpowiada za stan bezpieczeństwa pożarowego na wynajętej powierzchni.
- Wystawca realizujący stoisko w ramach projektu indywidualnego odpowiedzialny jest za jego budowę zgodnie z zasadami sztuki budowlanej oraz za bezpieczeństwo ludzi przebywających w nim podczas montażu, demontażu oraz w trakcie trwania Targów.
XIII. Reklamacje, roszczenia, rozstrzyganie sporów
- Wszelkie reklamacje Wystawcy winny być zgłaszane pisemnie w terminie do 14 dni od daty zakończenia imprezy.
- Spory pomiędzy Wystawcami Zagranicznymi a Organizatorem rozpatrywane będą przez właściwe sądy polskie.
- Wszystkie spory mogące wynikać z tytułu niniejszego Regulaminu uczestnictwa w imprezach oraz realizacji usług zleconych pomiędzy Wystawcą a Organizatorem rozstrzygane będą w sposób polubowny, a w razie niemożności takich rozstrzygnięć poddaje się je orzecznictwu właściwych rzeczowo sądów w Łodzi.
- W sprawach nie uregulowanych w niniejszym Regulaminie i Postanowieniach Szczegółowych mają zastosowanie przepisy polskiego Kodeksu Cywilnego.
- W przypadku gdyby impreza nie odbyła się z przyczyn zależnych od Organizatora, odpowiedzialność Spółki Interexpo ograniczy się do zwrotu kwot wpłaconych przez Wystawcę za udział w targach.
- Przyjęcie warunków niniejszego Regulaminu następuje z chwilą złożenia przez Wystawcę podpisanego Zgłoszenia Udziału (Umowy).
- Regulamin obowiązuje od dnia 1 stycznia 2022 r.
Prezes Interxpo Sp z o.o.
PRZEPISY COVID19
- Pracownik, który miał bliski kontakt z osobą zarażoną koronawirusem SARS-CoV-2 (osoba ta uzyskała potwierdzony, pozytywny wynik testu PCR w kierunku zakażenia koronawirusem SARS-CoV-2), powinien niezwłocznie, telefonicznie zgłosić to pracodawcy i powiadomić stację epidemiologiczną, bądź skorzystać z formularza online: „Zgłoszenie do objęcia przez sanepid kwarantanną lub izolacją”, do czasu badania i decyzji winien się wstrzymać od uczestniczenia w targach.
- Wprowadzenie codziennych procedur przeprowadzania i dokumentowania wywiadu epidemiologicznego, w szczególności o braku wstępowania objawów chorobowych u pracownika/osoby świadczącej usługi oraz o braku kontaktu z osobą, która miała widoczne objawy chorobowe lub była narażona na kontakt z osobą zakażoną.
- Przeprowadzanie spotkań i narad wewnętrzne, jeśli są niezbędne, przy otwartych oknach lub drzwiach lub przy wentylacji mechanicznej pracującej w systemie 100% wymiany powietrza i z zachowaniem odległości co najmniej 1,5 metra odległości pomiędzy osobami, oraz z zachowaniem obowiązku noszenia maseczek u uczestników.
- Zapewnienie środków ochrony osobistej dla pracowników/osób świadczących usługi (maseczki) i preparatów do dezynfekcji rąk oraz instrukcje właściwego mycia i dezynfekcji rąk.
Zapewnienie bezpieczeństwa na targach
- Dostosowanie liczby uczestników do obowiązujących przepisów tj. 1 osoba na 10 m2 (osoby w pełni zaszczepione nie wlicza się do limitu osób).
- Podawanie przez uczestników wydarzeń informacji o zaszczepieniu jest dobrowolne. Osoba, która odmówi udzielenia informacji o zaszczepieniu jest automatycznie zaliczana do osób niezaszczepionych i liczona do limitu 1 osoba na 10 m2
- W celu ograniczenia liczby osób oczekujących na wejście czy przebywających na terenie targów wprowadzenie sprzedaży biletów wstępu online.
- Wprowadzenie rozwiązań umożliwiających prowadzenie spraw w trybie online (systemy rejestracji wystawców, mediów, zwiedzających).
- Obowiązek zasłaniania ust i nosa maseczką oraz noszenia rękawiczek przez każdą osobę przebywającą w przestrzeni wystawienniczej, o ile będzie to wymagane obowiązującym prawem.
- Zapewnienie możliwości dostępu do maseczek w przynajmniej jednym punkcie na terenie obiektu targowego.
- Zainstalowanie odpowiedniej liczby pojemników z preparatem dezynfekującym przy wszystkich wejściach i innych ogólnodostępnych przestrzeniach w widocznym miejscu wraz z instrukcją właściwej dezynfekcji rąk.
- Zapewnienie ciągłego/ stałego dostęp do płynu dezynfekcyjnego i nie dopuszczanie do braku środka dezynfekcyjnego w dozownikach/pojemnikach.
- Zrezygnowanie z roznoszenia ulotek i takich działań na terenie obiektów wystawienniczych, które mogłyby sprzyjać tworzeniu się skupisk ludzi.
- Zmienia się sposób organizacji przestrzeni wystawienniczej poprzez poszerzenie ciągów komunikacyjnych pomiędzy stoiskami wystawienniczymi do 3 metrów.
- Wprowadzenie sprzedaży dokumentów wstępu na wydarzenia targowe w formie online.
- Wprowadzenie rejestracji wszystkich uczestników targów, w celu pozyskania danych osób przebywających na targach. Formularz rejestracji będzie zawierał deklarację epidemiologiczną – o nieprzebywaniu na kwarantannie lub w izolacji. Wystawcy, organizatorzy wydarzeń oraz Pracodawcy firm świadczących usługi dla Wystawców i Targów odpowiadają za przeprowadzenie wywiadu epidemiologicznego wg. Ankiety epidemiologicznej przygotowanej przez Interservis Sp. z o.o. u swoich pracowników i są zobowiązani złożyć w/w Ankiety w Interservis przed wydarzeniem. Interservis Sp. z o.o. przeprowadza wywiad epidemiologiczny u zwiedzających.
- Wpuszczane na targi wyłącznie osoby uprawnione i posiadające dokumenty wstępu tj. zgłoszeni wystawcy, zarejestrowani zwiedzający, pracownicy obsługi i służby serwisowe.
- Wyznaczenie odrębnych dróg komunikacji dla uczestników wydarzenia – jednej dla gości wchodzących na teren targów, drugiej dla wychodzących, w celu zminimalizowania bliskiego kontaktu między nimi.
- Zapewnienie bezpiecznej przestrzeni dla gości oczekujących na wejście na teren targów, wydzielenie stref kolejki do wejścia poprzez linie i naklejki wskazujące kierunki, tak, aby odległość pomiędzy osobami wynosiła minimum 1,5 m.
- Wprowadzenie bezdotykowej formy weryfikacji dokumentów wstępu w strefach wejścia i wjazdu.
- Stosowanie systemu liczenia osób, co umożliwi weryfikację liczby osób przebywających na terenie targów oraz pozwoli na blokadę wejścia, w przypadku przekroczenia dozwolonej liczby osób.
- Weryfikowanie w strefach wejścia, czy wchodzący mają na twarzy maseczkę i założone rękawiczki, jeśli będzie to nadal wymagane obowiązującymi przepisami prawa.
- Dokonywanie bezdotykowego pomiaru temperatury ciała w strefie wejścia, o ile będzie to zalecane przez GIS.
- Przygotowanie zamkniętych, odizolowanych i odpowiednio dezynfekowanych pomieszczeń dla osób z objawami infekcji. Zapewnienie odpowiedniego zabezpieczenia pracownikom medycznym pracującym w tym pomieszczeniu.
- Rekomenduje się Wystawcom planowanie zabudowy stoisk bardziej otwartych/przestrzennych tzn. w miarę możliwości ograniczenie różnego rodzaju ciasnych pomieszczeń.
- Należy zapewnić zachowanie minimalnej bezpiecznej odległości 1,5 m. Przy powierzchni stoiska, na którym brak możliwości zachowania odległości 1,5 m pomiędzy osobami, rekomenduje się Wystawcom zaplanowanie specjalnych osłon w zaplanowanych punktach do prowadzenia rozmów, stosowanie maseczek ochronnych zasłaniających usta i nos.
- Rekomenduje się Wystawcom stosowanie elementów zabudowy stoiska o gładkich powierzchniach, łatwych do czyszczenia i dezynfekcji (np. blaty lad informacyjnych, blaty stołów, drzwi do zamykanych pomieszczeń o systemie „wahadłowym”).
- Wystawcy zobowiązani są do zapewnienia na stoiskach stosownych środków ochrony osobistej oraz środków dezynfekujących dla personelu. Zaleca się również ustawienie płynów dezynfekujących dla gości odwiedzających stoisko.
- Przy organizacji przestrzeni gastronomicznej na stoisku należy zachować bezpieczną odległość między blatami stolików (liczoną od ich brzegów). Odległość ta musi wynosić min. 1,5 m, zaś 1 m w przypadku oddzielenia stolików przegrodami o wysokości minimum 1 m (ponad blat stolika).
- Zaleca się utrzymywanie odpowiedniego dystansu z osobami wchodzącymi na teren stoiska i unikanie uścisków dłoni.
- Zaleca się Wystawcom oraz wszystkim organizatorom i uczestnikom wydarzeń organizowanych na terenie Targów, aby w miarę możliwości materiały dla gości były dostępne tylko w wersji online.
- Zobowiązuje się firmy zabudowujące i dostawców w trakcie montażu i demontażu stoisk do zachowania zasad bezpieczeństwa zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami i zaleceniami Głównego Inspektoratu Sanitarnego.
- Na terenie Targów ograniczono liczbę dostępnych miejsc siedzących, gdzie organizowane jest wydarzenie, poprzez wprowadzenie specjalnych rozwiązań umożliwiających zachowanie odległości przynajmniej 1,5 metra pomiędzy tymi miejscami siedzącymi, zgodnie z aktualnie obowiązującymi zasadami bezpieczeństwa.
- Zaleca się Wystawcy dostosowanie liczby dostępnych miejsc siedzących na stoisku poprzez wprowadzenie specjalnych rozwiązań umożliwiających zachowanie odległości przynajmniej 1,5 metra pomiędzy tymi miejscami siedzącymi, zgodnie z aktualnie obowiązującymi zasadami bezpieczeństwa a w przypadku braku możliwości zachowania bezpiecznego dystansu pomiędzy osobami, noszenie maseczek ochronnych.
- Powyższe zasady dotyczące przygotowania i funkcjonowania stoisk wystawienniczych obowiązują w halach, na terenie zewnętrznym.
- Przygotowanie sposobu funkcjonowania przestrzeni gastronomicznych (w tym restauracji) zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa.
- Zapewnienie bezpiecznej przestrzeni dla gości oczekujących na wejście do przestrzeni gastronomicznych (w tym restauracji) z zachowaniem bezpiecznych odstępów minimum 1,5 metra.
- Serwis sprzątający zobowiązany jest działać zgodnie z planem zachowania higieny.
- Zapewniono odpowiednią ilość urządzeń do higieny rąk ze środkami na bazie 60 % alkoholu oraz instrukcję właściwego mycia i dezynfekcji rąk w miejscach przebywania gości, w recepcji, przed przestrzeniami gastronomicznymi, toaletach.
- Personel obsługujący wydarzenie targowe został przeszkolony w zakresie zasad reżimu sanitarnego i bezpieczeństwa podczas przebywania uczestników na terenach targowych.
- Regularne, nie rzadziej niż co 2 godziny, czyszczenie i dezynfekcja często dotykanych elementów infrastruktury: klamki, poręcze, balustrady, blaty z użyciem środków dezynfekujących.
- Zobowiązuje się Wystawców, firmy świadczące usługi oraz organizatorów innych wydarzeń do przeszkolenia w zakresie zasad reżimu sanitarnego i bezpieczeństwa podczas trwania przygotowań do Targów, Targów i demontażu ekspozycji personelu obsługi stoiska i wydarzenia.
- Zaleca się Wystawcom częste nie rzadziej niż co 2 godziny czyszczenie, dezynfekowanie, często dotykanych elementów zabudowy stoisk: lady recepcyjne, blaty, poręcze, klamki, balustardy z użyciem środka dezynfekującego.
- Zaleca się Wystawcom przechowywanie śmieci i odpadów w pojemnikach zamkniętych, regularnie czyszczonych i dezynfekowanych.
- Zaleca się regularne wentylowanie pomieszczeń i przestrzeni, w jakich przebywają uczestnicy.
- Wyposażenie wszystkich toalet w płynne mydło, środek do dezynfekcji rąk i jednorazowe ręczniki papierowe oraz instrukcje właściwego mycia i dezynfekcji rąk. Regularna kontrola stanu asortymentu w toaletach oraz stanu toalet i wprowadzenie kart kontrolnych, z częstotliwością serwisu co godzinę.
- Zapewnienie obecności medyka dostępnego na terenach targowych podczas wydarzenia.
- Podejmowanie wzmożonych akcji informacyjnych dotyczących zasad bezpieczeństwa obowiązujących uczestników wydarzenia na terenach targowych.
- Wprowadzenie zmian w regulaminach udziału w targach z uwzględnieniem zapisów o zasadach bezpieczeństwa.
- Komunikowanie (przez system dźwiękowy lub systemy audiowizualne) o ograniczeniach liczby osób mogących przebywać jednocześnie na terenach targowych, zachowania odległości między kolejnymi osobami, obowiązku unikania skupisk ludzi oraz przestrzegania zasad higieny.
- Zamieszczenie w widocznych miejscach materiałów edukacyjnych (w postaci plakatów, plansz na ekranach czy filmów instruktażowych) na temat higieny rąk i zachowania podczas kichania lub kaszlu (toalety, punkty obsługi klienta, strefy wejściowe) oraz utrzymywania odpowiedniego dystansu z innymi ludźmi i unikania uścisków dłoni.
- Uruchomienie alarmowego numeru telefonu, dostępnego w czasie wydarzeń targowych, oznakowanie w widocznych miejscach informacji o tym numerze i zasadach korzystania.
- Pracownicy/osoby świadczące usługi powinni zostać poinstruowani, że w przypadku wystąpienia niepokojących objawów nie powinni przychodzić do pracy, powinni pozostać w domu i skontaktować się telefonicznie ze stacją sanitarno-epidemiologiczną, oddziałem zakaźnym, a w razie pogarszania się stanu zdrowia zadzwonić pod nr 999 lub 112 i poinformować, że mogą być zakażeni koronawirusem.
- Zaleca się bieżące śledzenie informacji Głównego Inspektora Sanitarnego i Ministra Zdrowia, dostępnych na stronach gis.gov.pl lub www.gov.pl/web/koronawirus/, a także obowiązujących przepisów prawa.
- W przypadku wystąpienia u pracownika wykonującego swoje zadania na stanowisku pracy niepokojących objawów sugerujących zakażenie koronawirusem należy niezwłocznie odsunąć go od pracy i odesłać transportem indywidualnym do domu. Należy powiadomić właściwą miejscowo powiatową stację sanitarno-epidemiologiczną i stosować się ściśle do wydawanych instrukcji i poleceń.
- Pracownik powinien oczekiwać na transport w wyznaczonym pomieszczeniu, w którym jest możliwe czasowe odizolowanie go od innych osób.
- Zaleca się ustalenie obszaru, w którym poruszał się i przebywał pracownik, przeprowadzenie rutynowego sprzątania, zgodnie z procedurami zakładowymi oraz zdezynfekowanie powierzchni dotykowych (klamki, poręcze, uchwyty itp.).
- W zakresie szczegółowych rozwiązań i ważnych wątpliwości dotyczących organizacji targów należy kontaktować się z Państwowym Powiatowym Inspektorem Sanitarnym pełniącym nadzór epidemiologiczny na terenie, na którym odbywa się dane przedsięwzięcie.
- Ustalenie listy pracowników oraz klientów obecnych w tym samym czasie w danym obiekcie i zalecenie stosowania się do wytycznych Głównego Inspektora Sanitarnego dostępnych na stronie gov.pl/web/koronawirus/ oraz gis.gov.pl odnoszących się do osób, które miały kontakt z zakażonym.
- Dokładne zdezynfekowanie przestrzeni, w której przebywał zakażony klient (ze wskazaniem, że nie mamy pewności, czy w momencie świadczenia usługi dana osoba była już zakażona) oraz zdezynfekowanie narzędzi, które były wykorzystywane w trakcie świadczenia usługi.
Po zidentyfikowaniu osoby z niepokojącymi objawami, potrzebującej pomocy medycznej osoba z ramienia organizatora znajdująca się najbliżej osoby z niepokojącymi objawami, stosuje się do instrukcji:
– przeprowadza osobę z objawami do wyznaczonego na terenie Targów punktu medycznego,
– medyk dokonuje oceny stanu zdrowia i opiniuje konieczność lub nie przetransportowania osoby do Oddziału Zakaźnego Szpitala w Łodzi, jednocześnie monitoruje decyzje z Oddziału celem zweryfikowania podejrzenia zakażenia koronawirusem COVID-19.
Jeśli medyk podejmie decyzję o konieczności transportu do Oddziału Zakaźnego w Łodzi należy skontaktować się za numerem 112 i wezwać karetkę.
– o fakcie zaistniałej sytuacji – należy powiadomić prezesa Interservis Sp. z o.o. Pana Pawła Babija.
– zlecić kierownikowi ochrony, próbę uzyskania informacji o ustalenie miejsc i lokalizacji osób przebywających w otoczeniu osoby sygnalizującej z objawy koronawirusa.
– w przypadku potwierdzenia objawów koronawirusa COVID -19 powiadomić Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Łodzi.
kiedy?
Festiwal Grozy i Fantastyki
EC 1 Łódź
Targowa 1/3
90-022 Łódź
Termin 6-8 maja 2022
godziny otwarcia
Piątek: 13:00 – 19:00
Sobota: 10:00 – 19:00
Niedziela: 10:00 – 16:00
